Alle Informationen verfügbar: E-Mail-Archivierung
Einfach, mobil und sicher: Mit dataglobal können Sie Ihre E-Mails automatisch und revisionssicher archivieren. Wir versichern, dass Ihre E-Mails, sowie deren Anhänge, vollständig im Originalzustand archiviert werden. Durch eine Umwandlung/Rendition in unabhängige Formate sorgen wir für langfristige Verfügbarkeit aller Informationen – auch bei Wechsel des Mail-Systems.
Alle Anforderungen erfüllt: E-Mail Archivierung von dataglobal
Sicherstellen der Compliance-Anforderungen
Nutzen Sie unsere regelbasierte und revisionssichere Email Archivierung. Diese ist sämtlichen Compliance-Anforderungen gewachsen und beugt somit Verstößen aktiv vor.
Mobiler und ständiger Zugang zu allen E-Mails
Jederzeit, überall und von jedem Gerät: Sie haben Zugriff auf die komplette E-Mail-Aufbewahrung Ihres Unternehmens und können somit alle relevanten Informationen samt Anhängen schnell finden.
Integration in digitale Workflows
Binden Sie Ihre E-Mails in digitalen Geschäftsprozessen und Workflows ein. So legen Sie die Informationen nicht nur sicher ab, sondern gestalten Sie smart.
Steigerung der IT-Performance
In einem Unternehmen fallen zahlreiche Mails pro Tag an. Also entlasten Sie Ihren E-Mail-Server und steigern Sie Ihre IT-Performance mit der automatischen Archivierung.
Smarte, sicherere und automatische Archivierung
Rechtssichere E-Mail-Archivierung ist komplex. Wir haben uns als Ziel gesetzt, das digitale Archivieren von Mails smart, einfach und sicher zu gestalten. Mit unserer Lösung verwalten und archivieren Sie Ihre E-Mails automatisch, revisionssicher und stellen somit deren Inhalte Ihren Geschäftsprozessen zur Verfügung. Alle archivierten Mails und Anhänge bleiben dabei, auch nach vielen Jahren, unverändert und vollständig verfügbar. So haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre geschäftsrelevanten E-Mails und finden wertvolle Informationen somit jederzeit wieder.
Warum müssen Sie E-Mails rechtssicher archivieren?
Unternehmen sind nach den GoBD gesetzlich dazu verpflichtet, relevante Mails im Originalzustand inklusive Anhang zu archivieren. Diese Vorgaben regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von Daten, welche steuerrechtliche Relevanz haben. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle Informationen z.B.: bei der Bewertung des Geschäftsjahres oder bei einem Rechtsstreit vorliegen.
Dabei ist es besonders wichtig, dass die jeweilige Geschäftskorrespondenz lückenlos und auch noch nach Jahren nachvollziehbar ist. Durch Datenschutz, revisionssichere Archivierung und das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen vermeiden Sie Strafen. Jedoch können die jeweiligen Richtlinien von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aussehen. Wir bei dataglobal achten daher genau auf die von Ihnen benötigten Maßnahmen und passen unsere Software individuell auf Sie an.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Entlastung des E-Mail-Servers
Sie können den Server entlasten, indem Sie die Mails in ein digitales E-Mail-Archiv auslagern. Somit erhöhen Sie die IT-Performance durch die intelligente Komprimierung von Dateianhängen.
Sicheres Backup – Schutz vor Datenverlust
Das Backup ist eine regelmäßige Sicherungskopie, die vor einem Datenverlust durch physikalische oder softwarebasierte Schäden oder Anwenderfehler schützt. Kommt es zu solchen Schäden oder Fehlern, ermöglicht ein Backup eine schnelle Wiederherstellung Ihrer Daten. Für Backups gelten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder spezifische technische Vorgaben. Außerdem sind die Daten eines Backups jederzeit umfassend veränderbar.
Direkter Zugriff über Outlook
Beim direkten Zugriff auf Outlook E-Mails erhält jeder Benutzer eine Lizenz und Berechtigungen. Dabei können Sie nur auf diejenigen Mail-Postfächer zugreifen, die für Sie relevant sind.
- Rechtssichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD
- Schnelle Reaktion auf rechtlich relevante Inhalte oder Entscheidungen
- Automatisierte und sichere Löschung von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
- Schutz vor Daten- und Informationsverlust
- Jederzeit, überall, mobiler Zugriff
- Sicherstellen der Compliance-Anforderungen
- Speicherung im E-Mail Archivsystem
- Integration in digitale Workflows und Geschäftsprozesse
- Steigerung der IT-Performance
- Schnelles und sicheres Finden von Informationen
Genug E-Mail Speicherplatz dank smarter Archivierung
Verabschieden Sie sich von E-Mail-Quota, denn durch diese werden Ihrem Business wichtige Informationen entzogen. Sie als Anwender werden in ihrer Arbeit beeinträchtigt, ihre IT verliert an Performance und wird dadurch ineffizient.
Durch unser Zusatzmodul dg mail anywhere tragen Sie Ihre gesamte Mailbox immer bei sich, unabhängig von ihrer Größe. So haben Sie auf Ihrem mobilen Endgerät jederzeit schnellen Zugriff auf all Ihre archivierten Mails. Dabei können Sie archivierte E-Mails mit Geschäftspartnern und Kollegen teilen, egal welche Mail-Applikationen oder welches Endgerät diese haben.
Alle Informationen miteinander vernetzten: Verknüpfen Sie Ihre Programme mit der E-Mail-Archivierung
Es gehen keine Informationen verloren! Die E-Mail Archivierung kann nahtlos in Microsoft Outlook, Office 365 und HCL Notes (Lotus Notes) integriert werden. Sie als Nutzer bekommen dabei die Schnittstelle zur Archivierungssoftware gar nicht mit. So wird intuitives Arbeiten in der gewohnten Office-Umgebung zu jeder Zeit gewährleistet.
Einfach und sicher: E-Mail Archivierung mit dataglobal
Überzeugt? Wir präsentieren Ihnen gerne in einer Live-Demo, wie einfach und sicher unsere E-mail Archivierung zu bedienen ist. Wir freuen uns auf den gemeinsamen Austausch.
Rechtssichere Archivierung mit Microsoft Exchange Online
Erhalten Sie wichtige Hinweise für die Umstellung auf Microsoft Exchange, damit die rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails gewährleistet ist.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
Warum E-Mails archivieren?
Nach den GoBD müssen Sie Ihre E-Mails rechtssicher archivieren. Im Vordergrund stehen hier steuerliche Gründe. Es ist wichtig, dass das Finanzamt auch noch nach Jahren nachvollziehen kann, wie Aufträge und Verträge abgeschlossen wurden. Wenn Unternehmen ihre geschäftlichen E-Mails nicht archivieren, dann drohen Bußgelder und rechtliche Konsequenzen.
Ist die Mail-Archivierung Pflicht?
Die Archivierung der Mails ist Pflicht, da die Vorschrift gesetzlich manifestiert ist. Jeder Unternehmer muss sich an diese Gesetze halten, um Verstöße zu vermeiden.
Wie lange bleiben E-Mails im Archiv?
Laut § 147 AO ist die Archivierung von E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufen sind, mit einem Zeitraum von 6 Jahren vorgeschrieben, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Außerdem gilt für bestimmte Mails, die Organisationsunterlagen, wie z.B. Rechnungen, Jahresabschlüsse, etc. enthalten, die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
Wie komme ich an meine archivierten E-Mails?
Durch die vollständige Integration von dg mail können Sie auch für die Suche nach Ihren archivierten Emails die Outlook Suchfunktion nutzen. Unser Outlook AddIn ist in der Lage Ihre E-Mails nach z.B. Dateiformaten, betreffendem Zeitraum oder Betreff der E-Mail zu filtern.
