Dokumentenarchivierung mit dataglobal
Sichern Sie Ihre Dokumente revisionssicher im digitalen Archiv
Der digitale Arbeitsplatz: digital, sicher und clever archivieren
Mit der digitalen Archivierungssoftware von dataglobal sind Ihre Dokumente sicher auf einer einzigen Plattform abgelegt. Informationen von archivierten Dokumenten sind einfach und schnell zu finden. An Ihrem digitalen Arbeitsplatz haben Sie jederzeit Zugriff auf gespeicherte Dokumente und Dateien, können diese bearbeiten oder mit Ihren Mitarbeitern teilen. Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick und profitieren Sie von weiteren Vorteilen mit unserer Lösung für revisionssichere Archivierung!
Nutzen Sie unsere Demoversion und testen Sie das Nutzer- und Speicherort-unabhängige Archiv von dataglobal kostenlos!
Papierloses Büro mit der Dokumentenarchivierung von dataglobal
Die Digitalisierung spart Platz, da Dokumente mit Aufbewahrungsfrist nicht mehr umständlich in Aktenschränken gelagert, sondern digital archiviert werden und für eine sichere Aufbewahrung sorgen. Mit Ihrem papierlosen Büro optimieren Sie betriebliche Prozesse, reduzieren den Papierverbrauch am Arbeitsplatz, handeln nachhaltig und leisten einen Beitrag zum Umweltschutz.
Profitieren Sie von der digitalen Dokumentenarchivierung
Smarte und revisionssichere Archivierung von Dokumenten mit der dataglobal CS Software ermöglicht Ihnen, Ihre Systeme, Speicherorte sowie die damit verbundene Software direkt mit dem Dokumentenarchiv zu verknüpfen. Mithilfe der schnellen Suchfunktion (Volltexterkennung oder Suche nach Schlagworten) finden Sie die gewünschten Dokumente sofort. Die digitale Archivierung greift durch die nahtlose Integration unmittelbar auf die Schnittstellen zu. Dokumentationen, Belege und Dateien müssen daher nicht mehr separat im Archiv abgelegt werden. Die dataglobal CS Software zieht durch die Vernetzung automatisch alle Informationen, sodass diese schnell und sicher archiviert werden können. Schnellere Bearbeitungszeiten bedeuten Zeit- und Kostenersparnis. Da die Aufbewahrungskosten sinken, wenn Dokumente zentral digital gespeichert werden, bietet die elektronische Dokumentenarchivierung und Dokumentenverwaltung ein hohes Sparpotenzial.
Smarte Dokumentenarchivierung mit dataglobal CS
Mit dataglobal CS wird die Archivierung Ihrer Dokumente exakt auf Ihre Anforderungen abgestimmt. Gemeinsam mit Ihnen richten wir das Archiv ein und stellen dabei sicher, dass Ihre Anwendungen einfach, smart und transparent sind. Die Archivierung von Daten und Dokumenten in digitaler Form beugt dem Verstoß gegen Compliance-Anforderung vor. Das perfekt auf den Bedarf Ihres Unternehmens abgestimmte Rechtekonzept erhöht den Datenschutz auch im Hinblick auf personenbezogene Daten. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können Sie Ihre Dokumente rechtskonform und automatisiert verzichten. Hinterlegen Sie die entsprechenden Aufbewahrungsfristen hierzu sowie smarte Regeln einfach in dataglobal CS.
Vorteile einer Archivierungssoftware
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- Zentrale Verfügbarkeit durch elektronische Archivierung
- Transparenz über alle gespeicherten Daten
- Effiziente Workflows
- Revisionssichere Archivierung
- GoBD-konforme Archivierung
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Papierloses Büro
- Nutzer- und Speicherort-unabhängiges Archiv
- Effiziente und optimierte Prozesse
Digital & sicher – alle Dokumente einfach archivieren
Dokumentenverwaltung und sichere Archivierung gehen Hand in Hand. Informationen sind auf einen Blick griffbereit, wenn ein effizientes Dokumentenmanagement-System genutzt wird. Sie behalten die Übersicht über Ihre Daten und können schriftliche Dokumentationen anhand eines nachvollziehbaren Bearbeitungsstatus überprüfen. Mit dem DMS von dataglobal sind Ihre Daten nicht nur rechtssicher archiviert, Ihr Unternehmen erfüllt gleichzeitig die Anforderungen der GoBD. Die Einführung eines elektronischen Systems für das Dokumentenmanagement ist der erste Schritt auf dem Weg zum digitalen Unternehmen. Wenn Sie künftig digital archivieren, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf Ihre archivierten Dokumente von jedem Standort aus. dataglobal CS ermöglicht eine schnelle Datenintegration. Welche Abteilungen oder Mitarbeiter Zugriff auf die Ablage im zentralen Archiv erhalten sollen, entscheiden Sie.
Programmierschnittstellen & Integration
Gibt es in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Anwendungen, Archive und Office-Systeme?
Der Mangel an Transparenz lässt sich leicht beheben, indem Sie alle vorhandenen Systeme direkt mit dem zentralen Dokumentenarchiv verbinden. Nahtlose Integration Ihrer Dateien und Daten mit der Dokumentenarchivierung Software von dataglobal ermöglicht effizientes und verteiltes Arbeiten. Integrieren Sie ihre gesamten unternehmensbezogenen Informationen und Daten in eine einzige digitale Datenbank.
Elektronische Archivierung & Technische Voraussetzungen
Wachsende Datenmengen machen das Verwalten und die Langzeitarchivierung von Informationen, Daten und Dokumenten immer komplexer. Revisionssichereres Archivieren schützt vor Datenmissbrauch. Ein moderner Digital Workplace verbindet Workflow Management mit der geeigneten Arbeitsumgebung. Neben der technischen Infrastruktur und der Hardware bildet die Software dataglobal CS die Grundlage, um Daten und Dokumente zeit- und ortsunabhängig zu verwalten und zu archivieren. Erleben Sie CS-Lösungen live und testen Sie unser System kostenlos!
FAQ
Digitale Archivierung ist mehr als nur ein Ablageort für Dateien und Daten. Durch die zentrale digitale Aufbewahrung finden Sie alle Informationen einfach und schnell.
Was ist Dokumentenarchivierung?
Das Archivieren von Dokumenten findet im digitalen Zeitalter meist in elektronischer Form statt. Eine SAP Archivierung ermöglicht eine dauerhaft, kontrollierte und rechtssichere Archivierung digitalisierter Akten, Dokumente und Daten. Ohne Unterstützung durch eine entsprechende Software verursacht die verpflichtende Archivierung von Jahresbilanzen, Personalunterlagen, Buchungsbelegen, Inventaren, Handels und Geschäftsbriefen, Lageberichten sowie alle weiteren geschäftsrelevanten Aufzeichnungen einen nicht unerheblichen Arbeitsaufwand.
Gibt es gesetzliche Regelungen für die digitale Archivierung?
Die gesetzlichen Regelungen zu den jeweiligen Aufbewahrungsfristen, die Sie bei der digitalen Archivierung beachten müssen, sind in den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff) ausführlich beschrieben.
Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Dokumentenmanagement?
Archivieren bedeutet, Dokumente an einem bestimmten Ablageort, meistens in einem Büroschrank oder auch in einem Archiv, zeitlich unbegrenzt aufzubewahren. Wird im Archiv nach Schriftstücken gesucht, nimmt dies in der Regel viel Zeit in Anspruch. Beim Dokumentenmanagement handelt es sich hingegen um eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Die smarte Archivierungs-Lösung von dataglobal kann direkt mit Ihrem Dokumentenarchiv verknüpft werden, sodass Ihre Daten jederzeit verfügbar sind.
Seien Sie auf der sicheren Seite mit unserer smarten Dokumentenarchivierung
Mit der dataglobal-Software erhalten Sie ein digitales Archiv, in dem Dokumente ordnungsgemäß und rechtssicher gespeichert und gesichert werden. Vermeiden Sie das Risiko für Cyber-Diebstähle, indem Sie Ihre Daten schützen und Nutzerzugriffe einschränken. Entscheiden Sie selbst mit der Vergabe von Zugriffskontrolle oder Authentifizierung, wer Zugang zu Ihren Dateien erhalten soll.
